Charte éthique

Préambule

La Fondation ULB est une structure de soutien actif à la recherche menée au sein de l’Université Libre de Bruxelles et de la diffusion de ses résultats sous toute forme.

Elle a pour mission d’évaluer et de financer des projets et programmes de recherche, dans tous les domaines abordés par les chercheurs de l’ULB, sciences dures et sciences humaines.

Elle élabore et promeut des programmes de diffusion des connaissances destinés aux scientifiques ou au grand public.

Elle est un lieu de rigueur et de rationalité au service de la recherche à l’ULB.

Objet

En complément des statuts et du règlement d’ordre intérieur, la présente charte a pour objet d’affermir encore l’indépendance de la Fondation ULB, la transparence de son fonctionnement et de sa communication, ainsi que l’impartialité d’évaluation des projets et programmes de recherche, grâce notamment à l’autonomie de propositions de son comité scientifique.

La politique de la Fondation ULB est de veiller à ce que ses activités soient conduites conformément à des standards élevés d’honnêteté et d’intégrité.

Ces valeurs permettent de répondre pleinement à la confiance que placent dans la Fondation ses donateurs, ses collaborateurs et les chercheurs de l’ULB.

Les règles qui sont précisées ci-après ne se substituent bien sûr ni aux lois ni aux réglementations en vigueur, mais ont pour but de donner à toute personne oeuvrant pour et avec la Fondation ULB, des éléments d’appréciation et des références dans la conduite de ses décisions et de ses choix.

1. Assurer l’indépendance de la Fondation et la transparence de son

fonctionnement

Les membres du conseil d’administration et du comité scientifique, les experts désignés ou invités par ceux-ci, toutes les autres personnes travaillant ou prestant des services pour la Fondation (salariés ou non, à titre gratuit ou onéreux, à temps partiel ou complet)[1], signent la présente charte éthique au moment de leur entrée en fonction et s’engagent ainsi à en respecter toutes les clauses.

Par ailleurs, avant leur entrée en fonction, les Personnes concernées, sont tenues de transmettre une déclaration sur l’honneur au Président du conseil d’administration portant sur les points suivants :

– Leurs liens éventuels (directs ou indirects), y compris des fonctions exercées dans des organismes ou sociétés dont les activités et les buts entrent en conflit avec ceux de la fondation au cours des cinq années écoulées.

– Toutes rétributions reçues de ces mêmes organismes ou sociétés au cours des cinq années écoulées.

– Tout mandat détenu au sein de ces mêmes organismes ou sociétés au cours des cinq années écoulées.

Enfin, les Personnes concernées informeront immédiatement par écrit le Président du conseil d’administration de tout changement relatif aux informations reprises dans leur déclaration initiale.

Sur ces bases, le conseil d’administration veille à l’indépendance de la Fondation. Il met en oeuvre toutes mesures nécessaires pour que les décisions qu’ils auront à prendre ne puissent être altérées ni suspectées de l’être.

Les Personnes concernées ne peuvent accepter cadeau, avantage ou commission ni sur les libéralités reçues par la Fondation ni de nature à influencer les affectations de fonds.

2. Préserver l’impartialité de la Fondation grâce à l’autonomie du comité scientifique

Les compétences et l’intégrité des membres du comité scientifique, sont unanimement reconnues par leurs pairs.

Toute personne participant aux discussions, échanges, évaluations et délibérations du comité scientifique, est tenue à la plus stricte confidentialité.

La proposition finale du comité scientifique de retenir ou de rejeter un projet/programme est objectivée par des éléments factuels dans un compte rendu collectif.

Bien que le comité scientifique ait un rôle d’avis et d’assistance au conseil d’administration, le conseil d’administration s’engage à solliciter l’avis du comité scientifique sur la pertinence de tout projet ou programme de recherche.

3. Garantir l’impartialité de la Fondation par une sélection et une évaluation objectives des projets et des programmes de recherche

La Fondation assure une diffusion la plus large possible de ses appels à projets et programmes au sein de l’ULB.

Lors de la publication des appels à projets et programmes, les critères d’éligibilité et de sélection, les procédures d’évaluation, les modalités de financement sont clairement explicités et joints aux appels.

Avant toute délibération, tout membre du comité scientifique, permanent ou expert invité, signale s’il a un conflit d’intérêt, directement ou indirectement (par exemple, via un laboratoire), qu’il soit partie prenante du projet examiné, associé à d’autres projets présentés par le porteur du projet ou impliqué dans un projet concurrent ou très proche du projet examiné. Dans ces cas, il s’abstient de participer aux débats.

4. Assurer une communication responsable et transparente

Afin de préserver en tous points sa réputation de probité, la Fondation ULB entend suivre les principes de communication suivants :

Transparence de la communication

Inscrire toute action de communication dans l’esprit de la présente charte.

Communiquer de la manière la plus transparente possible avec ses différents partenaires et interlocuteurs.

Ne pas faire de publicité, sauf si les espaces lui sont offerts.

Développer des liens institutionnels avec des entreprises partenaires ou sponsors tout en se refusant à devenir un argument de vente pour des produits ou services particuliers.

Mener des campagnes de collecte de fonds détaillées, en énonçant clairement leurs objectifs et conditions d’application.

Respect de la confidentialité

Les Personnes concernées sont tenues de ne pas divulguer à l’extérieur de la Fondation les informations confidentielles dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Les Personnes concernées sont tenues de préserver l’anonymat des donateurs et de ne pas divulguer, sauf autorisation expresse du donateur, les montants des dons.

Seul, le conseil d’administration est habilité à divulguer le montant global dont bénéficient les projets et programmes de recherche.

Comportement irréprochable avec les interlocuteurs extérieurs, en particulier les médias

En raison de la diversité des interlocuteurs tant en Belgique qu’à l’étranger, la Fondation ULB est particulièrement attentive à la qualité des propos tenus en son nom et à son obligation de réserve.

Les Personnes concernées sont tenues de s’abstenir de tout commentaire public à caractère raciste, politique, religieux ou idéologique.

Le Directeur opérationnel de la Fondation traite directement avec les médias, sous le contrôle du conseil d’administration.

Aucune Personne concernée ne peut répondre à un média sans l’accord exprès et préalable du Directeur opérationnel.

Les déclarations aux médias sont soumises à l’approbation du Président du conseil d’administration avant diffusion.

5. Adopter une politique responsable à l’égard des donateurs et des dons

L’activité de collecte de fonds comporte un certain nombre de devoirs et d’obligations que la Fondation ULB entend respecter scrupuleusement :

Devoir de transparence

La Fondation ULB entend informer régulièrement (au moins deux fois par an) les donateurs de l’affectation des fonds et de l’état d’avancement des projets et programmes de recherche soutenus.

Sur simple demande, tout donateur ou candidat donateur reçoit les derniers états financiers de la Fondation ainsi qu’un exemplaire de la charte éthique, du règlement d’ordre intérieur et des statuts.

Devoir de confidentialité

Sauf autorisation expresse du donateur, la Fondation garantit l’anonymat du donateur et la totale confidentialité sur le montant de ses dons.

Devoir de parcimonie

Consciente de la responsabilité des fonds qui lui sont confiés, la Fondation entend gérer ses dépenses de fonctionnement avec la plus grande parcimonie.

Le budget annuel de la Fondation est établi avec le plus grand souci d’efficacité et d’efficience.

En aucun cas, la Fondation ne peut affecter plus de 20% de ses ressources de toutes natures aux frais d’administration générale.

Les achats d’équipement et les dépenses de fonctionnement de la Fondation sont faits conformément à l’esprit de la réglementation relative aux marchés publics, via, dans la mesure du possible, l’ASBL Centrale d’Achat de l’ULB.

Le conseil d’administration, en la personne de son Trésorier, suit, à l’aide d’un tableau de bord, le rendement des campagnes et de toute autre initiative de collecte de fonds.

L’information financière annuelle sera à la fois claire et complète quant à l’affectation des dons entre les dépenses de fonctionnement et le financement des projets et des programmes de recherche à l’ULB.

Engagement moral

La Fondation ULB accepte les dons provenant de personnes physiques ou morales pour autant que leurs activités soient conformes aux réglementations belges et européennes.

La Fondation ULB accepte les dons provenant de personnes physiques ou morales pour autant que les valeurs, les idées et/ou les activités de ces dernières soient compatibles avec les valeurs humanistes de l’Université Libre de Bruxelles, en particulier celles reprises dans les statuts de l’ULB.

Le 9  février 2009