Règlement d’ordre intérieur

REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

Par un acte reçu le 24 octobre 2008 par le Notaire Sophie Maquet, de résidence à Bruxelles, l’Université Libre de Bruxelles, ayant son siège social avenue Franklin Roosevelt 50 à 1050 Bruxelles, immatriculée au registre des personnes morales sous le numéro 0407.626.464 (ci-après, l’ « ULB ») a constitué la fondation d’utilité publique ULB (ci-après, la « Fondation »).

Aux termes de l’article 4.1, alinéa 1er, de ses statuts (ci-après, les « Statuts »), la Fondation a pour but de favoriser la recherche scientifique à l’ULB, en organisant des activités de levée de fonds, en Belgique et à l’étranger, notamment pour soutenir des projets de recherche, favoriser la communication des résultats de la recherche sous toutes ses formes et contribuer à la formation des chercheurs de l’ULB.

En application de l’article 11.4 des Statuts, le conseil d’administration de la Fondation a adopté le présent règlement d’ordre intérieur (ci-après, le « Règlement d’ordre intérieur »).

I. Affectation des fonds recueillis par la Fondation

1. Principe

En vertu de l’article 11.2.4 des Statuts de la Fondation, le conseil d’administration a notamment pour mission de décider de l’affectation des fonds recueillis par la Fondation.

Lorsqu’il décide de l’affectation des fonds recueillis par la Fondation, le conseil doit respecter les orientations suivantes :

1. la Fondation peut affecter au maximum 20% de ses ressources de toute nature aux frais d’administration générale ;

2. les fonds reçus par la Fondation doivent servir à favoriser la recherche scientifique à l’ULB ; ces fonds peuvent notamment servir à soutenir des projets de recherche, à favoriser la communication des résultats de la recherche sous toutes ses formes et à contribuer à la formation des chercheurs de l’ULB ;

3. l’affectation des fonds doit être décidée en dehors de toutes préoccupations politiques et religieuses, dans le respect du principe de libre-examen tel que défini en l’article 1 des statuts organiques de l’ULB.

Le conseil d’administration procède périodiquement à une évaluation de ces orientations, et procède le cas échéant à des aménagements du présent Règlement d’ordre intérieur.

En toute hypothèse, les fonds dont dispose la Fondation doivent être affectés au but fixé par l’article 4 des Statuts de la Fondation.

II. Conseil d’administration

A. Droits et obligations des administrateurs

2. Adhésion aux règles applicables

Par l’acceptation de son mandat, chaque administrateur adhère à toutes les règles applicables à la Fondation, et, en particulier, à la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, aux Statuts de la Fondation ainsi qu’au présent Règlement d’ordre intérieur.

3. Préparation des séances

Chaque administrateur doit s’assurer qu’il reçoit une information suffisante et en temps utile pour que le conseil puisse valablement délibérer.

L’administrateur consacre à la préparation des séances du conseil le temps nécessaire à l’examen des informations et des documents qui lui ont été adressés et demande des compléments d’information et des documents chaque fois qu’il le juge approprié. Il s’engage à participer activement aux travaux du conseil.

4. Conflits d’intérêts

L’administrateur organise ses affaires personnelles et professionnelles de manière à éviter tout conflit d’intérêts avec une décision relevant du conseil d’administration ou une opération de la Fondation.

Conformément aux Statuts de la Fondation, si un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt opposé de nature patrimoniale, autre que minime, à une décision relevant du conseil d’administration ou à une opération de la Fondation, il en fera part aux autres administrateurs avant que le conseil d’administration ne prenne une décision. Il ne participera ni à la délibération du conseil d’administration, ni au vote relatif à cette décision. Sa déclaration motivée sera annexée au procès-verbal de la réunion du conseil d’administration.

5. Commissions et comités

Le conseil d’administration examine périodiquement l’opportunité de créer commissions ad hoc ou des comités permanents avec des pouvoirs d’avis (comité de nomination, comité d’audit, …). S’il procède à la création d’une commission ou d’un comité permanent, il en fixe la composition et les règles de fonctionnement dans le présent Règlement d’ordre intérieur.

6. Auto-évaluation

Le conseil d’administration évalue périodiquement son efficacité et son fonctionnement ainsi que son interaction avec le Directeur opérationnel et le comité scientifique, et procède le cas échéant à des aménagements du présent Règlement d’ordre intérieur.

B. Président du conseil d’administration

7. Rôle du Président

Le Président est chargé de convoquer les administrateurs, de présider et d’animer les séances du conseil d’administration et d’être le premier arbitre des questions qui peuvent survenir au conseil d’administration. Il est l’interlocuteur de la Fondation vis-à-vis de l’ULB.

Le Président dirige les travaux du conseil et s’efforce que les administrateurs parviennent à un consensus tout en discutant de manière critique et constructive les points à l’ordre du jour. Il est le lien entre chaque administrateur et le conseil.

Il prend les mesures nécessaires pour développer un climat de confiance au sein du conseil d’administration en contribuant à des discussions ouvertes, à l’expression constructive des divergences de vues et à l’adhésion aux décisions prises par le conseil d’administration. Il établit l’ordre du jour des réunions et veille à ce que les procédures relatives à la préparation, aux délibérations, aux prises de décisions et à leur mise en œuvre soient appliquées correctement.

Au cas où une décision emporterait un nombre égal de suffrages pour et contre, le Président disposera d’une double voix.

En cas de différend entre les administrateurs, le Président tentera d’aplanir les difficultés. Si elles persistent, le Président constituera un bureau restreint de conciliation, comportant au minimum le Président et deux autres membres du conseil d’administration représentant les avis divergents. Si le bureau de conciliation n’aboutit pas, le conseil d’administration devra, avant tout recours aux tribunaux, rechercher la meilleure solution avec l’aide d’un amiable compositeur désigné, le cas échéant, par le bâtonnier de l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles.

8. Relations entre le Président du conseil d’administration et le Directeur opérationnel

Le Directeur opérationnel rapporte au Président du conseil d’administration.

Le Président du conseil d’administration établit des relations étroites avec le Directeur opérationnel en lui apportant soutien et conseil, dans le respect des missions de ce dernier. Le Président veille à la bonne transmission d’information entre le conseil d’administration et le Directeur opérationnel.

Le Directeur opérationnel fait rapport tous les trimestres sur l’exercice de ses missions. Il adresse son rapport au Président du conseil d’administration.

9. Relations entre le Président du conseil d’administration et le Directeur scientifique

Le Président du conseil d’administration établit des relations étroites avec le Directeur scientifique, en l’informant notamment des sujets scientifiques qui intéressent les donateurs potentiels. Il veille à la bonne transmission d’information entre le conseil d’administration et le Directeur scientifique.

Outre les avis et les propositions que le comité scientifique adresse au conseil d’administration conformément à l’article 17 du présent Règlement d’ordre intérieur, le Directeur scientifique fait rapport tous les trois mois sur l’exercice de ses fonctions. Il adresse son rapport au Président du conseil d’administration. Ce rapport sera examiné à la prochaine séance du conseil.

C. Réunions du conseil d’administration

10. Fréquence et lieu des réunions

Le conseil d’administration se réunit au moins trois (3) fois par an et autant de fois que nécessaire, en principe au siège social ou, exceptionnellement, à tout autre endroit situé dans la Région de Bruxelles-Capitale indiqué dans les convocations

11. Convocation

Le conseil d’administration se réunit sur la convocation de son Président ou chaque fois qu’au moins un tiers (1/3) des administrateurs en fait la demande.

Les convocations mentionnent l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. L’ordre du jour énumère les sujets qui seront abordés à la réunion et précise s’ils le sont à titre d’information ou en vue d’une prise de décision.

Les convocations doivent être envoyées huit (8) jours au moins ou, dans le cas d’une modification proposée aux statuts en vertu de l’article 26 des Statuts, trente (30) jours au moins avant la réunion du conseil d’administration.

Les convocations sont valablement effectuées par lettre ou tout autre moyen de télécommunication ayant un support matériel.

III. Directeur opérationnel et équipe opérationnelle

12. Profil du Directeur opérationnel

Le Directeur opérationnel est engagé par le conseil d’administration.

Le Directeur opérationnel doit respecter en tous points le présent document ainsi que la charte éthique qui lui est jointe.

Dès que le Directeur opérationnel ne satisfait pas à la condition sus-mentionnée, il doit en aviser le Président du conseil d’administration. Le conseil d’administration décidera, lors de sa prochaine réunion, les suites qu’il convient de réserver à cette situation.

13. Missions du Directeur opérationnel

Le Directeur opérationnel est responsable du fundraising et de la gestion journalière ainsi que de la représentation de la Fondation dans les actes et en justice en ce qui concerne la gestion journalière.

En sa qualité de responsable du fundraising, le Directeur opérationnel est notamment chargé d’accomplir directement ou de déléguer à des collaborateurs fundraisers les missions suivantes :

Vis-à-vis de l’extérieur :

– concevoir et mettre en place, avec l’accord du conseil d’administration, des actions de fundraising innovantes (événementiel, …) ;

– assurer des liens forts et continus avec les donateurs ;

– organiser et suivre la collecte courante des petits fonds ;

– développer et coordonner les activités de e-fundraising, d’enchères et/ou de la vente de produits en ligne ;

– faire connaître auprès des media et de la communauté au sens large les activités de la Fondation (rencontres, conférences, …) ;

– nouer des liens avec d’autres fondations dont la mission les rend susceptibles d’aider la Fondation ;

Dans l’ordre interne :

– gérer et animer l’équipe opérationnelle ;

– gérer, actualiser et enrichir la base de données relative aux donateurs ;

– faire concevoir et suivre la création de tous supports de communication (affiches, newsletter, brochures, mailings, …) ;

– monitorer le coût/bénéfice des efforts de fundraising pour en améliorer l’efficience ;

– rédiger des rapports destinés aux donateurs et aux membres du conseil d’administration ;

– faire rapport tous les 3mois sur l’exercice de ses missions au Président du conseil d’administration.

14. Equipe opérationnelle

L’équipe opérationnelle assiste le Directeur opérationnel dans l’accomplissement de ses missions.

Elle est chargée notamment de :

– mettre en œuvre la politique de communication déterminée par le conseil d’administration ;

– exécuter les décisions du fundraiser.

Le Directeur opérationnel est engagé et licencié par le conseil d’administration. Les autres membres de l’équipe opérationnelle sont engagés et licenciés par le Directeur opérationnel, dans le respect des barèmes et procédures fixés par le conseil d’administration. Le Directeur opérationnel est également chargé de conclure toute modification de leur contrat.

L’équipe opérationnelle est placée sous la responsabilité du Directeur opérationnel.

IV.  Comités d’experts indépendants

15. Le conseil d’administration peut, en vue de l’éclairer dans ses décisions d’octroi de financement à des projets, faire appel au FNRS qui constituera un comité « ad hoc » d’experts indépendants composé de trois membres minimum.

Le conseil d’administration sollicitera le FNRS afin de constituer un tel comité « ad hoc » d’experts indépendants chaque fois que le montant du financement des projets par la Fondation ULB lui semblera le justifier, et dans tous les cas pour des projets financés par la Fondation ULB, à l’exception des projets financés par des donations ou legs dédiés, pour des montants supérieurs à 500.000 EUR..

Le conseil d’administration accordera, sans recourir au FNRS, un financement aux projets qui sont portés par des chercheurs ayant été soumis à une évaluation externe avec referees  de type ERC, PAI ou ARC ou ayant obtenu un prix Nobel, un prix Francqui, une médaille Fields, un prix Wolf ou un prix quinquennal attribué par le FNRS.

16.  Le rapport, qui sera préparé par le comité « ad hoc » d’experts indépendants choisis par le FNRS et remis au Secrétaire Général du FNRS, a une valeur d’avis pour le conseil d’administration, qui pourra s’écarter des recommandations formulées par ce comité.